Was ist ein Audit?
Jedes Unternehmen muss bestimmte Standards oder Vereinbarungen einhalten. Ein Audit ist ein Untersuchungsverfahren, bei dem bestimmte Standards oder Vereinbarungen überprüft werden. So viel zur reinen Theorie. In der Praxis geht es vor allem um das Software Audit. Hier prüfen unabhängige Auditoren im Auftrag eines Herstellers wie Microsoft die Lizenzierung in einem Unternehmen. Bei einer Unterlizenzierung werden hohe Nachzahlungen fällig. Vermeiden Sie es, indem Sie von Beginn an ein professionelles Lizenzmanagement einsetzen. Bezüglich einer Unterstützung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Haben sich bereits Auditoren angekündigt? Hier erhalten Sie alle Informationen zum Ablauf oder nutzen Sie direkt unsere kostenlose Beratung durch unsere Experten.
Sie brauchen einem Audit nicht fürchten: Wenn Sie rechtskonforme Gebrauchtsoftware bei uns beziehen, erhalten Sie eine lückenlose Dokumentation für das Audit. So weisen Sie mühelos nach, dass Sie der rechtmäßige Anwender sind.
Der Ablauf eines Software-Audit
Ein Audit kommt immer unverhofft – aber nicht komplett aus heiterem Himmel. Erfahrungsgemäß erhalten Sie etwa 30 Tage vor der Prüfung ein Schreiben, in dem Sie über das bevorstehende Audit informiert werden. Daraus geht auch hervor, welche Informationen von Ihnen benötigt werden. Das sind zum Beispiel Nachweise über den Erwerb der Lizenzen, Dokumentationen über den Einsatz der Software uvm.
Wissenswertes: Der Software Auditor ist kein Angestellter von Microsoft oder einem anderen Hersteller. In den meisten Fällen handelt es sich um einen Wirtschaftsprüfer eines unabhängigen Unternehmens. Das Team besteht in der Regel aus mindestens zwei Prüfern.
Das Audit selbst beginnt mit einem Gespräch der Prüfer mit den IT-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen. Hierbei geht es um die Nutzung der Lizenzen, höchst wahrscheinlich werden die Auditoren Einsicht in Ihre Vertragsunterlagen nehmen. Rückfragen zur Nutzung sind nicht ausgeschlossen.
Im nächsten Teil folgt eine stichprobenartige, praktische Prüfung. Das bedeutet, die Prüfer begutachten einzelne Arbeitsplätze und kontrollieren, ob für jede Nutzung eines Programms eine entsprechende Lizenz vorliegt.
Dann beginnt die interne Arbeit der Auditoren. Die Ergebnisse der Prüfung werden zusammengefasst und in Form eines Berichts an den Hersteller und an Sie als auditiertes Unternehmen versendet. Ist die Lizenzierung ausreichend (oder sind Sie sogar überlizenziert), ist das Audit erfolgreich absolviert. Andernfalls folgen Strafzahlungen und Sie werden aufgefordert, die fehlenden Lizenzen fristgerecht zu erwerben.
Profitieren Sie von unserer Audit-Beratung
Ein Audit ist in IT-Abteilungen denkbar unbeliebt. Zum einen bindet es Arbeitszeit und Ressourcen, des Weiteren stellt sich immer die Frage, inwiefern möglicherweise Unterlizenzierungen bestehen. Es ist daher aus mehreren Gründen ratsam, einen professionellen Berater für das Audit hinzuzuziehen. Selbstverständlich haben Sie als auditiertes Unternehmen das Recht dazu. Bei großen Unternehmen ist es sogar üblich, davon Gebrauch zu machen.
Unsere Dienstleistung für Gebrauchtlizenzen und Software Consulting hat eine ISO 9001 Zertifizierung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Durchführung eines Audits. Durch die professionelle Begleitung läuft die Prüfung reibungslos und schnell ab. Wir fördern ein schnelles Audit zum Beispiel durch proaktive Bereitstellung der nötigen Unterlagen und übernehmen auf Wunsch die Kommunikation mit den Auditoren.
Welche Leistungen sind in Ihrem Fall sinnvoll? Nutzen Sie jetzt unsere kostenlose Audit-Beratung und besprechen Sie mit Ihrem persönlichen Berater das weitere Vorgehen. Aus unserer Erfahrung können wir sagen: Mit der richtigen Vorbereitung ist ein Audit schnell erfolgreich abgeschlossen. Davon profitieren alle Beteiligten und Ihre IT-Abteilung kann sich sofort wieder ihren Kernaufgaben widmen.
Was ist den Auditoren gestattet?
Ist ein Software Audit rechtskonform? Die Lösung steht im Kleingedruckten. Wenn Sie eine Lizenzvereinbarung mit einem Hersteller eingehen, sichert sich dieser das Recht auf eine Überprüfung. Sie finden den entsprechenden Passus in der Prüfungsklausel. Dieses Vorgehen ist üblich und aus Sicht der Hersteller absolut nachvollziehbar, da unrechtmäßig genutzte Produkte einen großen finanziellen Schaden verursachen.
Im Rahmen der Prüfung ist es den Auditoren üblicherweise gestattet, Zugang zu relevanten Daten und Bereichen im Unternehmen zu erhalten. Wenn Sie unsicher sind, welche Rechte und Pflichten sich für Sie ergeben, lassen Sie sich gerne von uns beraten. Die Erstberatung ist völlig kostenlos und unverbindlich.
Wie lange dauert ein Audit?
Menge der Lizenzen, Struktur der IT im Unternehmen, Tiefe der Prüfung: Es gibt viele Faktoren, welche die Dauer eines Audits beeinflussen. Grundsätzlich ist ein Audit in kleinen und mittleren Betrieben nach wenigen Tagen abgeschlossen, in manchen Fällen reicht den Prüfern bereits ein Tag vor Ort aus.
Gründe für Nachzahlungen – Unterlizenzierung vermeiden
Der häufigste Grund für eine Nachzahlung nach einem Software Audit, ist die unbeabsichtigte Unterlizierung. Sie ist weitaus häufiger als die bewusste Vertragsverletzung, was auch den Herstellern bekannt ist. Trotzdem ist ihnen die korrekte Lizenzierung selbstverständlich wichtig. Daher wird es im Falle einer nicht ausreichend lizenzierten Nutzung von Softwareprodukten teuer.
Der sicherste Weg, Nachzahlungen zu vermeiden, ist ein vorausschauendes Software Management. Hierbei prüft ein versierter Partner, ob ausreichend Lizenzen in Ihrem Unternehmen vorliegen. Diese Dienstleistung erhalten Sie bei uns. Dabei achten wir ebenso auf eine eventuelle Überlizenzierung, denn die verursacht ebenso unnötige Kosten. Lassen Sie Ihren aktuellen Bestand gerne von uns prüfen, um von einer korrekten Lizenzierung zu profitieren. Als Microsoft CSP Partner unterstützen wir Sie mit individuell auf Sie abgestimmten IT-Lösungen.
Wie müssen Sie bei fehlenden Lizenzen handeln? Wenn Sie eine Unterlizenzierung festgestellt haben, sollten Sie schnellstmöglich handeln. Nutzen Sie zum Beispiel rechtskonforme gebrauchte Software Lizenzen, um fehlende Berechtigungen auszugleichen. Ihr Vorteil: Auf diese Weise stehen Ihnen auch ältere Produktversionen zur Verfügung, ohne dass Sie auf ein ungünstiges Downgrading angewiesen sind.
In Ihrem Unternehmen sind Lizenzen, die nicht mehr benötigt werden? Dann nutzen Sie die Möglichkeit zur Kapitalfreisetzung. Wir kaufen gebrauchte Software-Lizenzen zu guten Konditionen an.
Hilfreiche Tipps für das Audit
Ihnen wurde ein Audit angekündigt? Mit diesen Tipps sehen Sie der Prüfung gelassen entgegen.
Tipp 1
Rechtzeitig vorbereiten: Beginnen Sie unmittelbar nach Erhalt des Anschreibens mit der Vorbereitung. Stellen Sie die geforderten Unterlagen zusammen und sichten Sie diese vorab.
Tipp 2
Kompetenzen klar verteilen: Wer ist in Ihrem Unternehmen für die IT zuständig? Wer ist Ansprechpartner für die Auditoren? Eindeutig geklärte Aufgabenbereiche helfen beim Audit und beschleunigen den Prozess.
Tipp 3
Erstberatung nutzen: Lassen Sie sich von uns professionell beraten. Eine individuelle Vorbereitung auf das Audit in Ihrem Unternehmen übernehmen wir.
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