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DirektanfrageHomeoffice - Das ABC für erfolgreiches Arbeiten
Homeoffice: das Modell der Zukunft? Diese Hürden gibt es zu bedenken
Die Homeoffice-Pflicht wurde zum 19. März 2022 abgeschafft. Remote Work, also das Arbeiten von zu Hause, hat aber kaum an Beliebtheit verloren. Viele Firmen wollen weiterhin Homeoffice ermöglichen. Für zahlreiche Arbeitnehmer ist es sogar zum Anspruch geworden, wenigstens einen Tag in der Woche von Zuhause aus zu arbeiten. Trotz zwei Jahren Erfahrung gibt es immer noch Hürden, die zu bedenken sind. Sie reichen von Themen wie der Arbeitsproduktivität bis zur Zusatzlizenz. Erfahren Sie hier, was Sie beachten sollten und welche Lösungen s2-Software für Betriebe und Selbständige bietet.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus zwei Jahren Pandemie
Die Einführung der Homeoffice-Pflicht kam schnell – schneller als viele Betriebe handeln konnten. Entsprechend waren die Lösungen oftmals „hausgemacht“. Folgemäß zeigten sich bald erste Probleme: Wie rechne ich meine Arbeitszeit ab? Wie richte ich einen Arbeitsplatz zu Hause ein? Wie können die Mitarbeiter mit ausreichend Hardware versorgt werden? Solche Fragen sind mittlerweile geklärt. Andere Herausforderungen bleiben.
Erfahren Sie in unserem ABC des Remote Works, wie Sie Hürden im Homeoffice meistern und wie s2-Software Ihr Unternehmen dabei unterstützt. Oder haben Sie konkrete Fragen, die speziell Ihre Firma betreffen? Dann nutzen Sie gerne unsere IT-Beratung. Wir kümmern uns persönlich um Ihr Anliegen.
Das ABC für erfolgreiches Remote Work
A wie Arbeitsproduktivität
Arbeiten im Home Office ist effizienter. Arbeiten im Büro ist effizienter. Diese gegensätzlichen Meinungen sind so alt wie die Überlungen zum mobilen Arbeiten selbst. Wer hat Recht? Es kommt darauf an.
Arbeit im eigenen Arbeitszimmer kann ebenso effizient oder uneffizient sein wie im Büro. Entscheidend ist, die Mitarbeiter mit den nötigen Hard- und Software-Ressourcen auszustatten. Hardwareseitig läuft das meistens auf einen Firmen-Laptop hinaus, wenn es um ortsunabhängiges Arbeiten geht. Zur Einrichtung ist die IT gefragt. Benötigt wird die gleiche leistungsstarke Software-Umgebung wie im Büro. Das führt schnell zur Frage: Cloud oder on Premises ...
C wie Cloud
Zunächst scheint es logisch: Remote Work ist nur über die Cloud möglich. Aber: Haben alle Mitarbeiter den nötigen Zugriff? Wie hoch ist die Datenübertragungsrate von zu Hause aus? Wie ist es mit dem Thema Sicherheit, wenn für diverse Haushalte Zugriffe in die Cloud freigegeben werden? Nicht zuletzt stehen auch die hohen Kosten im Raum. Als Konsequenz aus all diesen Überlegungen ist es vielen Betrieben lieber, mit installierten Programmen zu arbeiten. Häufig reichen diese völlig aus, um die tägliche Arbeit zu erledigen. Bestes Beispiel ist Office 2021 mit seinen zahlreichen Funktionen.
G wie Gesetz
Ein Homeoffice Gesetz gibt es in Deutschland bisher nicht. Seit dem 19. März 2022 ist es auch nicht mehr verpflichtend, Mitarbeitern ein Angebot für Remote Work zu unterbreiten, sofern dies möglich ist. Allerdings gibt es in der Politik Überlegungen dazu, dauerhaft mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Es empfiehlt sich, rechtzeitig vorzusorgen und die Möglichkeiten für einen Home Office Arbeitsplatz auszuloten.
I wie Ideenfindung
Brainstorming in der Kaffeepause, schneller Austausch von Bürotür zu Bürotür: Im Betrieb stehen Mitarbeiter in ständigem Kontakt. Das ist wichtig für die Ideenfindung. Problem: Wenn jeder zu Hause sitzt, fehlt der persönliche Austausch. Lösung: Tools für Remote Work. Software wie Microsoft Teams vernetzt die einzelnen Homeoffice-Mitarbeiter.
Achtung: Viele nützliche Tools erscheinen auf den ersten Blick kostenlos, sind aber im geschäftlichen Umfeld an Lizenzen gebunden. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern die Wahl der Tools daher nicht freistellen, sondern unternehmensweit sinnvolle Lösungen etablieren. Gerne erhalten Sie dazu fachliche Beratung und ein auf Ihren Bedarf abgestimmtes Software-Lizenzpaket von s2-Software.
J wie Jobs im Home Office
Welche Home Office Jobs sind sinnvoll, welche nicht? Vor dem Hintergrund der weggefallenen Homeoffice-Pflicht sollten Betriebe und Selbständige diese Frage im Detail für sich klären. Aus den vergangenen Jahren sollten Daten dazu vorliegen, wo die Arbeit gut funktioniert hat und welche Probleme aufgetreten sind. Die Zeit der hausgemachten Lösungen ist vorbei, zukunftssichere Konzepte sind gefragt.
K wie Kosten
Wie teuer ist der Home Office Trend für Betriebe? Im Allgemeinen sollten die Kosten den Nutzen nicht übersteigen. Ausgaben für Hardware und Schulungen sind jedoch kaum ausweichbar. Hohes Sparpotential ist hingegen im Bereich der Software-Lizenzen vorhanden. Gebrauchte Software ist in der Lage, die IT-Kosten erheblich zu senken. Dieser Vorteil gilt für die Nutzung im Büro ebenso wie im Home Office. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot.
L wie Lizenzen
Dürfen Mitarbeiter Microsoft Office zu Hause nutzen – oder sind Zusatzlizenzen nötig? Unternehmen sollten unbedingt auf die Lizenzierung achten. In der Regel ist der Home Use freigegeben, sofern eine Lizenz für jeden Mitarbeiter erworben wurde. Im Zweifelsfall ist es aber dringend zu empfehlen, die Lizenzierung zu prüfen. s2-Software übernimmt die Beratung hierzu und stellt bei Bedarf die benötigten Lizenzen zusammen. So profitieren Sie von einer auditsicheren, rechtskonformen Lösung.
R wie Rückkehr
Was ist bei der Rückkehr aus dem Remote Work zu beachten? Hier gibt es mehrere Herausforderungen. Zum einen muss ein Arbeitsplatz vor Ort im Büro (wieder) hergestellt werden. Zum anderen sollten Betrieben in diesem Zusammenhang die Lizenzierung prüfen. Vor allem dann, wenn eine größere Anzahl von Mitarbeitern ins Büro zurückkehrt. Das funktioniert am besten mit einem professionellen …
S wie Software Management
Software Management bedeutet, dass sich ein (externer) Spezialist darum kümmert, den Bestand an Lizenzen zu überprüfen. Hier gibt es drei mögliche Szenarien. Im besten Fall sind genau ausreichend viele Lizenzen vorhanden, dann besteht kein Handlungsbedarf.
Im schlimmsten Fall werden mehr Arbeitsplätze genutzt, als Lizenzen vorhanden sind. Das bedeutet: Unterlizenzierung. Im Fall eines Audits drohen dann hohe Strafzahlungen. Da s2-Software nicht nur das Software Management übernimmt, sondern auch Lizenzen gefragter Programme wie Microsoft Office anbietet, kann eine Unterlizenzierung schnell behoben werden.
Als dritte Möglichkeit sind in Ihrem Betrieb mehr Lizenzen vorhanden als Arbeitsplätze. Eine solche Überlizenzierung ist beim Audit zwar kein Problem, erzeugt aber dennoch unnötige Kosten für die ungenutzten Zugriffsrechte. s2-Software kauft überschüssige Lizenzen an, sodass Firmen das hierin gebundene Kapital freimachen können. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot für den rechtssicheren Software-Ankauf.
V wie Verbindung
Vernetzung und Verbindung sind unverzichtbar. Eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter zu verbinden, sind tägliche Routinen, zum Beispiel eine Besprechung jeden Morgen. In diesem Zusammenhang hat sich gezeigt, dass Software für Videochats wie Microsoft Teams dazu beitragen kann, das Wir-Gefühl zu erhalten und sogar zu stärken. Ein interessanter Ansatz ist zudem, immer zwei Mitarbeiter zu einem Team zu vereinen, die in stetigem Austausch stehen. Außerhalb der Pandemie sollten Mitarbeiter von Zeit zu Zeit persönlich in den Austausch kommen, sei es auf Seminaren oder Events in der Firma.
Fazit: Home Office am besten professionell planen
Ob Rückkehr aus dem Remote Work oder Einführung von mobilem Arbeiten, es ist empfehlenswert, sich professionell beraten zu lassen. Wie beschrieben, können gerade Über- oder Unterlizenzierungen zu unnötigen Kosten führen. Zudem ist eine durchdachte Software-Umgebung sowohl im Büro als auch zu Hause wichtig für die Produktivität und die Motivation der Mitarbeiter. Welche Programme sind hilfreich und wie behalte ich das Lizenzmanagement im Blick? Wie verhalte ich mich bei einem Software Audit und was mache ich bei Über- oder Unterlizenzierung? Wenden Sie sich mit all diesen Fragen gerne an unser IT-Consulting-Unternehmen.
Tipp: Gebrauchte Software für Office 2021 und Co. ist auch für Homeoffice-Anwendungen verfügbar. Nutzen Sie gerne unser Angebot, um Ihre IT-Kosten zu senken.
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